A. Konsep Pengembangan SIK
Pengembangan sistem
dapat berarti menyusun suatu sistem baru untuk menggantikan sistem lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem lama perlu
diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu:
1. Adanya permasalahan pada sistem lama, berupa:
a. Adanya gangguan dalam sistem lama menyebabkan sistem tersebut tidak dapat
beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem baru.
2. Untuk memperoleh peluang
Perkembangan teknologi informasi yang cepat memberikan kemungkinan
peningkatan penyediaan informasi yang dapat mendukung dalam proses pengambilan
keputusan manajemen.
3. Adanya instruksi
Penyusunan sistem baru dapat terjadi karena adanya instruksi atasan,
misalnya Peraturan Pemerintah.
Jika sistem baru sudah terbentuk maka diharapkan akan terjadi peningkatan
sistem tersebut yang meliputi:
1) Kinerja, yang dapat diukur dari beban kerja dan waktu respon. Beban kerja
adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu. Waktu respon
adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan
ditambah dengan waktu respon untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
2) Informasi, terjadi peningkatan kualitas informasi yang disajikan.
3) Ekonomis, terjadi peningkatan manfaat atau keuntungan atau penghematan
biaya.
4) Pengendalian, terjadi peningkatan pada pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan serta kecurangan yang terjadi.
5) Efisiensi, terjadi peningkatan efisiensi operasi yang dapat diukur dengan
cara keluaran dibagi masukan.
6) Pelayanan, terjadi peningkatan pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Proses pengembangan
sistem melewati beberapa tahapan, mulai sistem itu direncanakan sampai dengan
sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem
yang dikembangkan masih terjadi permasalahan kritis tidak teratasi dalam tahap
pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan lagi suatu sistem untuk
mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap
perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup pengembangan sistem.
Siklus hiduppengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk
menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah dalam proses pengembangannya.
Pengembangan Sistem
Informasi Kesehatan hendaknya diselaraskan dan diintegrasikan dengan upaya
menata kembali Sistem Kesehatan dan Manajemen Kesehatan.
Berdasarkan manual
pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kesehatan yang dikeluarkan WHO (2004),
tahap-tahap pengembangan sistem informasi kesehatan adalah sebagai berikut:
1. Peninjauan kembali sistem yang sudah ada.
Prinsip: jangan hapus
atau tinggalkan sistem yang sudah ada; bangun kekuatan dan belajar dari
kelemahan-kelemahan yang ada. Langkah-langkah:
a. Buat inventarisasi format-format, buku register dan alat lainnya yang
digunakan untuk mencatat dan meringkas data pada setiap tingkat.
b. Menyelidiki kualitas data yang dikumpulkan menggunakan format yang ada pada
setiap tingkat. Aspek-aspek yang diselidiki adalah
Keakuratan , Kelengkapan, Ketepatan, Ketepatan waktu.
c. Tentukan masalah yang dihadapi dengan sistem pengumpulan data yang ada pada
setiap tingkat, termasuk waktu dan alur informasi.
d. Tentukan keadaan komponen lain sistem yang ada sekarang seperti: Pengolahan
data, Analisis data, Desiminasi data,Persediaan dan
logistic, Pengembangan petugas, Koordinasi, kerjasama dan komunikasi
dengan dan antara unit-unit pada Kementerian Kesehatan dan organisasi-organisasi
lain di luar kementerian.
e. Identifikasi aspek-aspek sistem yang dibutuhkan untuk: Tetap
ada, Diubah, Dihapus.
f. Buatlah ringkasan hasil pengkajian dalam laporan resmi.
g. Diskusikan hasil kajian dengan pengambil kebijakan yang tepat
2. Menetapkan kebutuhan data dari unit yang sesuai dengan sistem
kesehatan. Prinsip:
a. Tingkat administrasi yang berbeda dalam sistem kesehatan mempunyai peran
yang berbeda sehingga memiliki kebutuhan data yang berbeda.
b. Tidak semua data yang dibutuhkan dihasilkan melalui sistem pengumpulan data
rutin. Data yang jarang dibutuhkan atau yang hanya diperlukan oleh beberapa
orang dapat dihasilkan melalui penelitian khusus atau survey sampel.
3. Menentukan alur data yang paling tepat dan efektif. Prinsip:
a. Tidak semua data yang dikumpulkan pada tingkat tertentu disampaikan ke
tingkat yang lebih tinggi.
b. Data yang paling rinci harus disimpan pada sumbernya dan laporan yang
diperlukan untuk tingkat yang lebih tinggi hanya minimal.
4. Merancang alat pengumpulan dan pelaporan data. Prinsip:
a. Kemampuan petugas dalam mengisi format harus diperhatikan.
b. Alat pengumpulan dan pelaporan data yang paling efektif adalah sederhana
dan singkat.
5. Mengembangkan prosedur dan mekanisme pengolahan data.
6. Mengembangkan dan melaksanakan program pelatihan penyedia data dan pengguna
data.
7. Uji coba sistem dan jika perlu, merancang ulang sistem pengumpulan data,
alur data, pengolahan data dan penggunaan data.
8. Mengawasi dan menilai sistem
9. Mengembangkan desiminasi data dan mekanisme umpan balik.
10.
Meningkatkan Sistem
Informasi Manajemen Kesehatan.
B. Analisis dan Perancangan Sistem
1. Analisis Sistem
Langkah-langkah pada analisis sistem hampir sama dengan yang
dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem pada tahap perencanaan.
Perbedaannya terletak dalam ruang lingkup tugasnya. Pada analisis sistem, ruang
lingkup tugasnya lebih terinci yaitu dilakukan penelitian terinci sedangkan
pada tahap perencanaan sifatnya hanya penelitian pendahuluan. Langkah-langkah
dasar yang harus dilakukan adalah:
a. Mengidentifikasi masalah pada sistem lama
b. Memahami kerja sistem lama
c. Menganalisis sistem lama
d. Membuat laporan hasil analisis
2. Rancangan Sistem
Tahap ini mempunyai dua
tujuan utama yaitu:
a. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai sistem
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada
pemrogram komputer yang terlibat.
Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah:
a. Merancang pemodelan sistem yaitu model fisik dan logik dengan menggunakan
sistem bagan alir.
b. Merancang model pemasukan data atau komponen masukan pada sistem
c. Merancang tampilan keluaran dan laporan sistem
d. Merancang basis data sistem
e. Merancang tampilan menu sistem
f. Merancang teknologi sistem
g. Merancang pengendalian system
3. Implementasi Sistem
Tahap implementasi
sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Kegiatan-kegiatan
yang dilaksanakan dalam tahap pelaksanaan ini adalah:
a. Pemrograman atau pengkodean sistem
b. Pengujian sistem
c. Dokumentasi
d. Pemilihan dan pelatihan personil
e. Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
f. Penggantian Sistem
4. Pemeliharaaan Sistem
Setelah sistem terpasang, maka sistem tersebut harus
dipertahankan. Pemeliharaan sistem diadakan karena dua alasan. Pertama, untuk
memperbaiki kesalahan dalam perangkat lunak. Alasan kedua adalah untuk
meningkatkan kemampuan perangkat lunak dalam merespons perubahan
kebutuhan-kebutuhan organisasi.
5. Peningkatan Sistem
Sistem Informasi Kesehatan memberikan dukungan informasi
kepada proses pengambilan keputusan di semua tingkat administrasi pelayanan
kesehatan. Dengan demikian, Sistem Informasi Kesehatan harus sesuai dengan
struktur manajemen kesehatan dari Sistem Kesehatan. Pertanyaannya adalah:
bagaimana cara yang praktis untuk mengupayakan agar Sistem Informasi Kesehatan
yang selama ini kurang memadai dapat diubah menjadi alat manajemen yang efektif
?
Seperti sudah
disebutkan sebelumnya bahwa Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan hendaknya
diselaraskan dan diintegrasikan dengan upaya menata kembali Sistem Kesehatan
dan Manajemen Kesehatan. Penataan kembali Sistem Informasi Kesehatan merupakan
suatu tantangan dan pekerjaan yang cukup rumit. Khususnya bila dikaitkan dengan
birokrasi pemerintahan kita. Selain faktor-faktor metodologi, yang dapat
juga mempengaruhi keberhasilan proses reformasi ini adalah keadaan politik,
sosio-budaya, dan administrasi. Dalam uraian selanjutnya akan dibahas secara
singkat tentang aspek-aspek metodologi dari penataan kembali Sistem Informasi
Kesehatan.
Tatanan Sistem
Kesehatan sebagaimana telah dikemukakan di atas merupakan kerangka dasar yang
baik dalam upaya menata kembali Sistem Informasi Kesehatan. Sepanjang proses
penataan kembali Sistem Informasi Kesehatan, model Sistem Kesehatan itu akan
digunakan sebagai acuan konseptual bagi setiap tahap dari proses.
Jarang sekali proses
penataan kembali Sistem Informasi Kesehatan merombak total Sistem Kesehatan di
suatu daerah. Menurut pengalaman, proses penataan kembali Sistem Informasi
Kesehatan secara komprehensif bahkan kerap kali menjumpai kegagalan. Lebih
baik, penataan kembali Sistem Informasi Kesehatan itu difokuskan kepada
aspek-aspek yang kurang berfungsi dalam Sistem Kesehatan. Atau direncanakan dan
diselenggarakan dalam kaitannya dengan proses penataan kembali Sistem Kesehatan
yang sedang berlangsung. Contohnya, reformasi dalam sistem manajemen keuangan
akan memerlukan pula reformasi terhadap Sistem Informasi Kesehatan yang
berfokus pada informasi keuangan. Sebelum dilakukan proses penataan kembali
Sistem Informasi Kesehatan, diperlukan suatu evaluasi yang mendalam tentang
kekuatan dan kelemahan dari Sistem Informasi Kesehatan yang ada. Selanjutnya,
penataan kembali Sistem Informasi Kesehatan difokuskan kepada bidang-bidang
yang kurang berfungsi atau yang merupakan prioritas bagi daerah yang
bersangkutan.
Agar dapat dilakukan
evaluasi yang sistematis terhadap Sistem Informasi Kesehatan yang ada, kelima
"subsistem" berikut dari Sistem Informasi Kesehatan seyogianya
diperhatikan:
1. Surveilans Epidemiologi untuk penyakit-penyakit menular tertentu,
kondisi-kondisi lingkungan tertentu, dan faktor-faktor risiko
2. Pelaporan Rutin dari pelayanan-pelayanan kesehatan dasar di tingkat
masyarakat, Puskesmas, dan Rumah Sakit.
3. Pelaporan Program Kesehatan Khusus seperti pemberantasan tuberkulosis,
pemberantasan malaria, kesehatan ibu dan anak, dan kesehatan sekolah.
4. Pelaporan Administratif seperti pelaporan pembiayaan kesehatan (JPKM, dan
lain-lain), pelaporan pegawai/tenaga kesehatan, pelaporan obat dan logistik
kesehatan, pelaporan keuangan, pelaporan pendidikan dan pelatihan, pelaporan
penelitian dan pengembangan, dan dokumentasi kesehatan.
5. Registrasi Vital untuk kelahlran, kematian, dan perpindahan penduduk.
6. Proses penataan kembali Sistem Informasi Kesehatan agar terpadu dengan
Sistem Kesehatan dapat diuraikan ke dalam lima tahap sesuai dengan dua komponen
utama dari Sistem Informasi Kesehatan sebagaimana telah diuraikan di atas. Tiga
tahap yang pertama berkaitan dengan pengembangan proses pengelolaan informasi,
yaitu:
a. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan indikator.
b. Menetapkan kebutuhan data, sumber-sumber data dan membuat
instrumen-instumen, serta menyelenggarakan pengumpulan data.
c. Merumuskan prosedur-prosedur pengiriman dan pengolahan data, serta
menyelenggarakan pengolahan, analisis data, dan pengemasan informasi.
Sedangkan dua tahap
terakhir berkaitan dengan penataan struktur manajemen Sistem Informasi
Kesehatan untuk menjamin berlangsungnya proses pengelolaan informasi kesehatan
dan digunakannya informasi kesehatan tersebut, yaitu:
a. Merencanakan sumber daya bagi Sistem Informasi Kesehatan.
b. Merumuskan dan menetapkan peraturan-peraturan bagi manajemen Sistem
Informasi Kesehatan.
Pendekatan semacam ini
dimaksudkan untuk menyesuaikan atau memadukan secara cermat setiap tahap
penataan kembali Sistem Informasi Kesehatan dengan Sistem Kesehatan yang ada.
Dalam setiap "subsistem" yang dipilih untuk ditata kembali harus
tetap diingat bahwa ketersediaan informasi dan jaminan digunakannya informasi
tersebut dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan utama. Ketersediaan dan jaminan
penggunaan ini harus ada di setiap tingkat administrasi (sejak tingkat terbawah
sampai ke pusat) dan bagi fungsi-fungsi manajemen yang sesuai (pasien/klien,
unit kesehatan, dan sistem kesehatan).
REFERENSI
Komentar
Posting Komentar